La notificación de un requerimiento de fiscalización genera dos reacciones igual de costosas: paralizarse hasta que el plazo esté por vencer, o responder de inmediato entregando todo lo que se tiene a la mano. Ninguna de las dos ayuda. Lo que sigue es el orden con el que conviene trabajar los primeros días.
1. Leer el requerimiento antes de buscar un solo documento
Un requerimiento no es una solicitud genérica de información. Define con precisión el alcance de lo que la administración puede revisar, y esa definición también limita lo que puede exigir después. Antes de mover un archivo, conviene identificar cuatro datos:
- Qué tipo de procedimiento es. Una fiscalización parcial revisa parte de un elemento de la obligación tributaria y debe indicarlo expresamente; una definitiva abarca la obligación completa. Los plazos legales de duración del procedimiento son distintos en cada caso.
- Qué tributos y qué periodos comprende. Todo lo que quede fuera de ese alcance no forma parte de este requerimiento.
- Qué se solicita exactamente. Conviene desglosar el requerimiento punto por punto, en una lista, y marcar cuáles se pueden atender con lo que ya existe y cuáles exigen reconstruir información.
- Cuál es la fecha y hora de vencimiento. Este es el dato que ordena todo lo demás.
2. Decidir sobre la prórroga en las primeras 24 horas
Aquí está el error más frecuente. La prórroga existe, está regulada, y se pierde por no pedirla a tiempo. El artículo 7 del Reglamento del Procedimiento de Fiscalización (Decreto Supremo 085-2007-EF) distingue dos situaciones:
- Si el plazo otorgado es mayor a tres días hábiles, la solicitud debe presentarse con una anticipación no menor a tres días hábiles antes del vencimiento.
- Si el plazo otorgado es de tres días hábiles o menos, la solicitud puede presentarse hasta el día hábil siguiente a la notificación.
Presentada la solicitud, si la SUNAT no notifica su respuesta hasta el día anterior al vencimiento del plazo original, se entienden otorgados automáticamente: dos días hábiles cuando se pidió ese plazo o menos, o cuando no se indicó plazo; el plazo solicitado cuando se pidieron entre tres y cinco días hábiles; y cinco días hábiles cuando se pidió más de cinco.
La consecuencia práctica es simple: la decisión sobre si se pide prórroga no puede tomarse el día antes del vencimiento, porque para entonces ya suele ser tarde. Se toma el mismo día en que llega la notificación.
3. Reunir la documentación con criterio de fehaciencia, no de volumen
Entregar cajas de documentos no es una defensa. Lo que la administración evalúa es si cada operación observada está respaldada de forma que acredite que ocurrió realmente, en los términos en que se declaró.
Para cada operación relevante conviene verificar que exista, además del comprobante de pago:
- El sustento del flujo del dinero: medio de pago bancarizado, estado de cuenta, y su trazabilidad con el importe y la fecha de la operación.
- El sustento de la prestación efectiva: contrato, orden de compra, guía de remisión, informes de avance, correos de coordinación, registros de ingreso, actas de conformidad.
- La coherencia con el resto de los registros: que lo declarado calce con los libros electrónicos, con el registro de compras y con los estados financieros del ejercicio.
Un comprobante sin nada detrás es el escenario donde con más frecuencia se pierde el crédito fiscal y el gasto.
4. No entregar más de lo requerido, ni menos
Entregar documentación no solicitada amplía voluntariamente la superficie de revisión y suele abrir frentes que no estaban en el alcance original. Entregar de menos, en cambio, expone a la infracción por no exhibir los libros, registros u otros documentos solicitados, tipificada en el numeral 1 del artículo 177 del Código Tributario.
El punto medio es responder con un escrito ordenado, que siga la numeración del requerimiento, indique para cada punto qué se adjunta y en qué folios, y deje constancia expresa de lo que no se adjunta y por qué.
5. Anticipar el cierre del requerimiento
Antes de concluir el procedimiento, la administración comunica sus conclusiones y observaciones y otorga un plazo, que no puede ser menor a tres días hábiles, para presentar por escrito los descargos correspondientes (artículo 75 del Código Tributario). Esa es la última oportunidad de corregir el expediente antes de que las observaciones se conviertan en una resolución de determinación y en multas.
Descuidar esa etapa, o responderla sin sustento nuevo, traslada toda la discusión al procedimiento contencioso: reclamación, apelación ante el Tribunal Fiscal y, eventualmente, proceso contencioso administrativo. El costo y el tiempo se multiplican.
Cuándo conviene llamar a un asesor
No siempre hace falta. Cuando el requerimiento se limita a la exhibición de libros de un periodo corto y la contabilidad está ordenada, la empresa puede atenderlo por su cuenta. Conviene buscar apoyo especializado cuando concurre alguna de estas circunstancias:
- La fiscalización es definitiva o abarca varios ejercicios.
- Hay operaciones con proveedores cuya fehaciencia puede ser cuestionada.
- Existen operaciones con partes vinculadas o con no domiciliados.
- El monto en discusión compromete el flujo de caja de la empresa.
- El plazo ya venció o está por vencer y no se solicitó prórroga.
Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoría legal ni tributaria para un caso concreto. Cada expediente exige un análisis particular de sus hechos y su documentación.